Charte de confidentialité
Le présent avis décrit la charte de confidentialité générale de Mandarin Oriental Hotel Group*. En naviguant sur le site www.mandarinoriental.com, vous acceptez les pratiques décrites dans le présent avis.
1. Quelles informations collectons-nous sur vous ?
Mandarin Oriental recueille vos informations dans un souci d’efficacité et pour vous fournir les meilleures expériences lorsque vous utilisez nos services. La nature particulière des informations collectées dépendra du contexte de vos interactions avec Mandarin Oriental et des services que vous utilisez. Vous trouverez ci-après des exemples d’informations susceptibles d’être collectées :
- Vos coordonnées (nom, adresse électronique, adresse postale et numéro de téléphone) ;
- Les informations de paiement (y compris les numéros de carte de paiement, l’adresse de facturation et les informations relatives aux comptes bancaires) ;
- Les données démographiques (âge, sexe, pays et langue de prédilection) ;
- Les informations liées à votre réservation, votre séjour ou votre visite dans un de nos établissement (y compris dans les hôtels Mandarin Oriental où vous avez séjourné, vos dates d’arrivée et de départ, ainsi que les biens et services consommés) ;
- Les informations nécessaires pour répondre à vos demandes particulières et/ou aménagements spécifiques ;
- Les informations sur l’adhésion aux programmes de fidélité, les informations sur le compte en ligne, les informations sur le profil ou le mot de passe et toute adhésion à des programmes de voyageur fréquent auprès d’une compagnie aérienne ou d’un partenaire voyagiste ;
- Les copies de votre correspondance si vous nous contactez ;
- Vos centres d’intérêt et vos préférences ;
- Les informations collectées par l’intermédiaire de l’utilisation de systèmes de télévision en circuit fermé, des cartes magnétiques d’accès et tout autre système de sécurité ; et
- Les informations liées à votre utilisation de notre site Internet et à vos interactions sur celui-ci.
Dans certains cas, les informations personnelles que vous nous fournissez ou que nous recueillons peuvent être considérées comme des informations personnelles sensibles en vertu des lois sur la protection de la vie privée de certaines juridictions (par exemple, les allergies alimentaires, l’état de santé, les informations biométriques, les informations de carte de crédit, les données de localisation, selon la définition des informations personnelles sensibles dans la juridiction concernée). Nous ne traitons les informations personnelles sensibles dans votre juridiction que si, et dans la mesure où, la loi applicable le permet ou l’exige (par exemple, pour nous assurer que nous adaptons nos services en fonction de vos allergies alimentaires et de votre état de santé, pour nous assurer que nous pouvons traiter les paiements par carte).
Nous recueillons les informations mentionnées ci-dessus de différentes manières, notamment via :
- Les informations que vous nous fournissez : Nous recevons et stockons les informations que vous saisissez sur notre site ou que vous nous donnez de quelque manière que ce soit, notamment lorsque vous séjournez en tant qu’hôte dans des hôtels gérés par notre groupe. Dans la plupart des cas, c’est vous qui décidez de la quantité d’informations que vous partagez avec nous. Si vous ne partagez pas certaines informations obligatoires que nous vous demandons, votre accès à certaines activités pourra être limité totalement ou partiellement. (par exemple : les informations de paiement obligatoires pour procéder à votre réservation). Si vous soumettez des informations personnelles liées à une autre personne (par ex. si vous effectuez une réservation pour un tiers), vous déclarez être autorisé(e) par cette personne à le faire et vous nous autorisez à utiliser ces informations conformément à la présente Charte de confidentialité. Vous déclarez également que les informations que vous nous fournissez sont exactes.
- Informations automatiques : Lorsque vous utilisez notre site ou interagissez sur celui-ci et/ou que vous utilisez des applications que nous pouvons mettre à disposition sur notre site, nous recevons et stockons les informations générées par votre activité ainsi que les informations automatiquement recueillies à partir de votre navigateur ou de votre appareil mobile. Par exemple, comme sur beaucoup de sites Internet, nous obtenons certaines informations lorsque votre navigateur accède à notre site, notamment votre adresse IP, votre type de navigateur, votre système d’exploitation, les données de votre réseau mobile, les pages visitées ainsi que les heures auxquelles l’accès a eu lieu. Ces informations nous aident à communiquer avec nos clients et à mieux les comprendre.
- Systèmes de sécurité : Lorsque vous vous rendez dans nos établissements gérés, vos informations peuvent être collectées par l’intermédiaire des systèmes de télévision en circuit fermé de ces établissements, des cartes électroniques d’accès ou tout autre système de sécurité.
- Informations provenant d’autres sources : Il se peut que nous recevions des informations vous concernant à partir d’autres sources, comme les bases de données publiques, nos partenaires marketing ou toutes autres tierces parties. Ceci peut inclure des informations provenant de votre agent de voyage, de votre compagnie aérienne, de votre organisme de carte de crédit et d’autres partenaires.
- Limites d’âge : Mandarin Oriental ne collecte pas sciemment des informations personnellement identifiables à partir de ses sites Internet sur les personnes âgées de moins de 18 ans. Mandarin Oriental peut collecter des informations personnellement identifiables auprès de personnes âgées de moins de 18 ans dans le cadre du processus d’inscription de l’hôte, mais toujours avec le consentement du parent ou du tuteur de la personne.
2. Que faisons-nous de vos informations ?
Mandarin Oriental recueille vos informations dans un souci d’efficacité et pour vous fournir les meilleures expériences lorsque vous utilisez nos services. Mandarin Oriental peut collecter, utiliser et divulguer les informations qu’il collecte pour différentes raisons, notamment aux fins suivantes :
- Validation d’une réservation et de tous autres achats : Nous pouvons traiter des informations liées à des transactions que vous engagez avec nous et/ou via notre site (« données de transaction »). Les données de transaction peuvent être traitées afin de réaliser votre réservation de chambre, vous fournir des produits et des services, personnaliser nos services pour les adapter à vos préférences, solliciter vos commentaires sur votre séjour au sein de nos établissements, et tenir des dossiers exacts sur ces transactions.
- Programmes d’adhésion : Pour administrer et exploiter les programmes d’adhésion facultatifs, y compris le programme Fans of M.O., les programmes de fidélité et les programmes de voyageurs fréquents des compagnies aériennes. Les données peuvent être traitées afin d’enregistrer les données de séjour et de transaction, le gain et l’échange de récompenses, de points ou de crédits dans le cadre de ces programmes.
- Réponse aux demandes de renseignements : Nous pouvons traiter vos informations en rapport avec toute communication que vous nous transmettez (« données de correspondance »). Les données de correspondance peuvent inclure des contenus de communication et des métadonnées associées à ladite communication. Les données de correspondance peuvent être traitées afin de communiquer avec vous et pour tenir à jour nos dossiers.
- À des fins professionnelles internes : Pour des motifs professionnels internes, comme l’analyse de données, les audits, le développement de nouveaux produits, l’amélioration du site Internet ou de nos services, l’identification des tendances d’utilisation et de visite, l’analyse de l’efficacité de nos promotions, et le respect d’obligations contractuelles.
- Communications administratives et autres communications : Lorsque nous vous adressons des informations importantes concernant notre site, l’évolution de nos conditions générales et de nos politiques, notamment de confidentialité, ou toutes autres informations administratives (par ex. les informations sur vos réservations de voyage, comme les confirmations de réservation).
- Marketing et promotions : Lorsque nous vous communiquons des actualités et des promotions en lien avec des produits et services liés au Mandarin Oriental Hotel Group et d’autres produits et services susceptibles, selon nous, de vous intéresser, et pour réaliser des loteries, des concours ou d’autres activités marketing ou promotionnelles.
- Sûreté et sécurité : Pour préserver votre sûreté et votre sécurité, ainsi que celle d’autres hôtes ou membres du personnel, lorsque vous visitez nos hôtels et résidences gérés.
- Nos obligations légales : Pour nous conformer aux obligations légales et réglementaires ou à des demandes conformes aux lois en vigueur, à une décision de justice ou à d’autres procédures judiciaires.
- Utilisations supplémentaires : Nous pouvons également utiliser vos données à d’autres occasions et selon les conditions indiquées dans la présente notice notamment lorsque vous nous fournissez-vous même ces informations.
Le traitement de vos informations personnelles est juridiquement fondé sur une ou plusieurs des raisons suivantes, en fonction des circonstances : (i) votre consentement, et/ou (ii) la fourniture des services que vous nous avez demandés, et/ou (iii) les intérêts légitimes, et/ou (iiii) le respect des lois en vigueur, des réglementations, des décisions de justice ou de toute autre procédure judiciaire.
3. Qu’en est-il des cookies ?
Nous utilisons des outils de suivi comme les cookies de navigateur et les balises web pour collecter vos informations. Nous collectons des informations à votre sujet à mesure que vous utilisez ce site Internet ou toute application que nous sommes susceptibles de mettre à votre disposition. Nous sommes susceptibles de demander à des tierces parties de collecter des informations personnelles de cette façon. Pour en savoir plus sur ces outils et sur la façon dont vous pouvez les contrôler, cliquez ici.
4. Mandarin Oriental partage-t-il les informations qu’il reçoit ?
En tant que société de gestion d’hôtels et de résidences à l’échelle mondiale, et eu égard à la diversité géographique de notre activité, il est essentiel que nous puissions partager les informations avec des tiers afin de vous fournir continuellement le meilleur service possible. La nature particulière des informations que nous partageons dépendra du contexte de vos interactions avec Mandarin Oriental, et des services que vous utilisez. En conséquence, vos informations personnelles peuvent être partagées avec les parties suivantes, de manière proportionnée et nécessaire, et conformément aux bases juridiques énoncées dans la présente politique :
- à toute société affiliée du Mandarin Oriental Hotel Group et à d’autres organisations propriétaires des hôtels et des résidences que nous gérons ; au représentant ou conseiller de voyage qui nous a fourni vos informations personnelles (par exemple, votre agent de voyages, votre assistant personnel, votre employeur ou votre époux(se) qui nous a fourni vos coordonnées). Le nom et les coordonnées de ce représentant ou conseiller de voyage seront différents au cas par cas. Veuillez contacter votre représentant ou conseiller de voyage pour toute question relative au traitement de vos informations personnelles par ledit représentant ou conseiller ;
- tierces parties non affiliées à Mandarin Oriental lorsque vous y consentez ;
- Aux partenaires et professionnels de confiance afin qu’ils les traitent pour notre compte, selon nos instructions, conformément à notre Charte de confidentialité ou toutes autres mesures de confidentialité et de sécurité nécessaires et adéquates ;
- À nos partenaires marketing et publicitaires pour vous fournir des publicités plus pertinentes sur notre site et vous encourager à y revenir ;
- à des prestataires de services tiers (tels que Facebook ou Google) pour (i) nous fournir des analyses qui nous permettront d’évaluer et d’améliorer nos produits et services, (ii) nous aider à identifier les clients existants et potentiels qui correspondent à notre public et (iii) nous aider à segmenter et à comprendre notre public en fournissant des informations supplémentaires qui nous permettront d’envoyer les communications les plus pertinentes et les plus ciblées possible.
- aux organisations qui possèdent, gèrent ou exploitent les spas, les restaurants, les clubs de santé et les autres points de vente de nos propriétés, afin de leur permettre de fournir leurs services ;
- À des tierces parties non affiliées à Mandarin Oriental lorsque nous estimons de bonne foi que cela est raisonnablement nécessaire pour : (1) respecter des lois en vigueur, des réglementations, une procédure judiciaire ou une demande exécutoire émanant d’une autorité publique ; (2) mettre en œuvre les conditions d’utilisation, y compris pour enquêter sur des violations potentielles ; (3) détecter, empêcher ou autrement traiter les problèmes de fraude, de sécurité ou de nature technique ; et (4) assurer la protection contre les atteintes aux droits, aux biens ou à la sécurité de Mandarin Oriental, de nos utilisateurs ou du public, dans la limite exigée ou autorisée par la loi ; et
- À des tierces parties dans la mesure nécessaire pour la vente de tout ou partie de nos activités commerciales ou de nos produits.
Si vous êtes basé ou si vous réservez un hébergement en République populaire de Chine, veuillez cliquer ici pour obtenir une liste complète de ces sociétés, propriétaires et autres organisations qui peuvent déterminer de manière indépendante les objectifs et les méthodes de traitement de vos informations, leurs coordonnées et les détails sur ce qu’ils traitent, comment et pourquoi ils traitent vos informations personnelles ;
5. Mandarin Oriental transfère-t-il les informations à l’étranger ?
En tant que société mondiale de gestion d’hôtels et de résidences, et eu égard à la diversité géographique de notre activité, il est essentiel que nous partagions les informations entre plusieurs pays afin de vous fournir les meilleurs services possible et de maintenir cette exigence. Lorsque vous utilisez et/ou achetez nos services ou nos produits, nous nous réservons le droit de transférer vos informations personnelles vers plusieurs pays. En conséquence, dans une mesure proportionnée et nécessaire pour servir ces fins, et sur les bases juridiques énoncées dans la présente charte, il se peut que nous transférions et stockions vos informations personnelles :
- à ou vers la R.A.S. de Hong Kong, au ou vers le Royaume-Uni et aux ou vers les États-Unis d’Amérique, là où se situent nos sièges sociaux ;
- dans les territoires où nous gérons et exploitons des hôtels et des résidences et/ou gérons des bureaux de vente, y compris l’Allemagne, le Chili, la Chine, l’Espagne, les États-Unis, la France, l’Indonésie, l’Italie, le Japon, la Malaisie, le Maroc, le Qatar, la R.A.S. de Macao, la R.A.S. de Hong Kong, la République tchèque, le Royaume-Uni, Saint-Vincent-et-les-Grenadines, Singapour, la Suisse, la Thaïlande et la Turquie ; et
- dans les autres pays et territoires où nos prestataires de services tiers, nos conseillers, nos partenaires et nos consultants sont situés, sous réserve des changements ponctuels.
Pour en savoir plus sur les transferts mentionnés ci-dessus, veuillez consulter la rubrique 4. Ces transferts peuvent être effectués vers un pays ou territoire qui n’offre peut-être pas le même niveau de protection de la vie privée que celui fourni par le pays ou territoire dans lequel les informations ont été collectées, mais nous prendrons des mesures raisonnables (comme la conclusion d’accords de transfert de données basés sur les clauses types de la Commission européenne ou des clauses approuvées par d’autres autorités de réglementation importantes) pour garantir que, lorsque vos informations personnelles sont sous notre contrôle, nous les traiterons en utilisant des procédures raisonnables visant à en préserver la sécurité et la confidentialité.
Si vous êtes basé ou si vous réservez un hébergement en République populaire de Chine, veuillez cliquer ici pour obtenir une liste des organisations auxquelles nous transférons des informations personnelles en dehors de la République populaire de Chine, leurs coordonnées et des détails sur la nature, la manière et la raison pour laquelle ces organisations traitent vos informations personnelles et comment vous pouvez exercer vos droits en matière de confidentialité des données à l’égard de ces organisations.
6. Vos informations sont-elles sécurisées ?
Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, organisationnelles et techniques raisonnables ainsi que des mesures de sécurité pour protéger vos informations personnelles qui sont sous notre contrôle contre les accès non autorisés, acquisitions, divulgations, destructions, altérations ou les pertes, utilisations détournées ou dommages accidentels. Nous revoyons et suivons régulièrement ces mesures de protection et de sécurité.
7. Combien de temps Mandarin Oriental conservera-t-il vos informations ?
Dans la limite de ce qui est autorisé par la loi en vigueur, nous conserverons vos informations personnelles autant que nécessaire pour satisfaire à, ou respecter ce qui suit :
- les fins auxquelles ces informations personnelles ont été fournies,
- un besoin professionnel identifiable et continu, y compris la tenue d’archives,
- une exigence légale ou réglementaire particulière, et/ou
- une exigence de conserver des dossiers qui pourraient être pertinents dans le cadre d’enquêtes réglementaires notifiées ou de procédures judiciaires en cours.
S’il n’existe pas de justification suffisante pour conserver ces informations personnelles, celles-ci seront supprimées, éliminées, anonymisées et/ou, lorsque la loi applicable le permet, bloquées de façon sûre et sécurisée.
8. Comment procéder en cas de questions ou de préoccupations, ou si vous souhaitez accéder à vos informations personnelles ?
Notre Responsable de la protection des données sera ravi de répondre à toute préoccupation ou demande que vous pourrez formuler concernant l’utilisation ou le stockage de vos données personnelles. Vos droits principaux (en fonction de la législation en vigueur) sont : (a) le droit d’accès ; (b) le droit à la correction ; (c) le droit à l’effacement ; (d) le droit de limiter le traitement ; (e) le droit de vous opposer au traitement ; (f) le droit à la portabilité des données ; (g) le droit de vous plaindre à une autorité de contrôle ; (h) le droit de demander que les règles relatives au traitement de vos informations personnelles soient expliquées et (i) le droit de retirer votre consentement. Vous pouvez exercer l’un de ces droits concernant vos données personnelles en remplissant le formulaire de demande ici. Notre Responsable de la protection des données est joignable par e-mail à dataprivacyofficer@mohg.com ou par courrier au 8th Floor, One Island East, Taikoo Place, 18 Westlands Road, Quarry Bay, Hong Kong.
9. Qu’en est-il des sites Web vers lesquels nous renvoyons ?
Les liens existants entre des sites Web tiers et ce site ne sauraient indiquer une association avec Mandarin Oriental ou une recommandation de sa part. Mandarin Oriental se dégage de toute responsabilité, quelle qu’en soit la nature, quant aux activités menées ou aux informations fournies sur les sites Web tiers.
10. Modifications apportées à la présente charte de confidentialité ?
La présente charte de confidentialité fera l’objet de modifications ponctuelles. La date d’entrée en vigueur de la présente charte de confidentialité est indiquée à la fin du présent document. Votre utilisation de ce site Internet constitue votre acceptation des conditions actuelles, telles qu’énoncées dans la présente charte de confidentialité.
* Les mentions « Mandarin Oriental », « Mandarin Oriental Hotel Group » « nous », et « nous-mêmes » renvoient à Mandarin Oriental Hotel Group Limited et à ses sociétés affiliées directement impliquées dans la gestion et l’exploitation par le groupe d’établissements dans le monde : en Allemagne, il s’agit de Mandarin Oriental Munich GmbH ; en Espagne, de Mandarin Oriental Spain SL et de Mandarin Oriental Spain Residences SL ; en France, de MOHG Hotel (Paris) SARL ; en Italie, de Mandarin Oriental Hotel Management (BVI) Limited, de Mandarin Oriental (UK) Limited et de Mandarin Oriental Residences Management (UK) Limited ; au Maroc, de MO Management SARL ; en République tchèque, de Mandarin Oriental Prague S.R.O. ; au Royaume-Uni, de Mandarin Oriental Hyde Park Limited, de Mandarin Oriental (UK) Limited et de Mandarin Oriental Residences Management (UK) Limited ; et en Suisse, de Mandarin Oriental (Switzerland) SA et de Société pour l’Exploitation de Mandarin Oriental (Genève) SA. Mandarin Oriental Hotel Group Limited et les entités de gestion locales concernées indiquées ci-dessus représentent les « responsables du traitement ». Il est possible de joindre le(s) contrôleur(s) de données par e-mail à l’adresse dataprivacyofficer@mohg.com et par courrier au c/o Mandarin Oriental Hotel Group Limited, 8th Floor, One Island East, Taikoo Place, 18 Westlands Road, Quarry Bay, Hong Kong.